Un assistente per trasformare documenti

Nella vita professionale mi capita spesso di dover modificare il formato di documenti esistenti. Le situazioni sono diverse: trasformare una relazione tecnica in un documento accessibile a un pubblico non specializzato, convertire un articolo del sito web in post per LinkedIn e Facebook, o elaborare dati da tabelle per redigere articoli destinati a riviste.
In tutti questi casi, il lavoro richiede di mantenere le informazioni originali cambiandone però forma, stile e tono. Un’attività necessaria ma che richiede tempo e concentrazione considerevoli. È proprio in questo contesto che un modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) opportunamente configurato diventa uno strumento di grande valore.

La mia soluzione: un assistente personale efficiente

Nei miei test ho potuto verificare che configurare un LLM con istruzioni precise è equivalente a disporre di un collaboratore dedicato che:

• Comprende esattamente le specifiche di stile e formato desiderate.
• Lavora con documenti forniti direttamente.
• Produce risultati coerenti, senza variazioni qualitative dovute alla stanchezza.
• Ottimizza significativamente i tempi di esecuzione.

In sostanza, ho sviluppato un assistente personale specializzato per questa specifica mansione. Una volta configurato correttamente, è in grado di automatizzare un processo che altrimenti richiederebbe un notevole investimento di tempo ed energie.

Un caso concreto: i report di Midjourney

Tra gli assistenti che ho sviluppato utilizzando Claude, uno dei più efficaci è dedicato alla trasformazione dei report settimanali di Midjourney.

Il contesto operativo

Ogni mercoledì il team di Midjourney, in genere con la partecipazione del fondatore e CEO David Holz, tiene incontri denominati “Office Hours” sul server Discord dell’azienda. Durante questi meeting, vengono condivisi aggiornamenti sui progetti in corso e vengono fornite risposte alle domande degli utenti.

Al termine di ogni sessione, viene pubblicato un report in formato elenco puntato, redatto in inglese americano, spesso con terminologia tecnica specifica.
Mi piace il progetto di Midjourney, apprezzo particolarmente il loro approccio al mercato. Rappresentano infatti uno dei pochi progetti rilevanti nel settore dell’intelligenza artificiale completamente autofinanziato, caratteristica che garantisce all’azienda una totale autonomia decisionale.

Il processo precedente all’automazione

Da luglio 2024 ho iniziato a condividere questi report tradotti per la comunità italiana di utenti, trasformandoli in slide verticali ottimizzate per la lettura su dispositivi mobili. Per la parte grafica utilizzo Canva, che con i suoi template consente di ottenere un risultato professionale con relativa facilità.

Prima dell’implementazione dell’assistente, il workflow comprendeva diverse fasi manuali:
• Traduzione del testo con DeepL.
• Riscrittura per trasformare gli elenchi puntati in un testo scorrevole.
• Impaginazione finale su Canva.

Questa procedura richiedeva complessivamente dalle 2 alle 3 ore di lavoro ogni settimana.

Lo sviluppo dell’assistente dedicato

Quando ho iniziato a studiare gli assistenti AI personalizzati, ho identificato in questo processo un candidato ideale per l’automazione. Ho selezionato Claude perché, nonostante la crescente competizione nel settore, continua a offrire risultati superiori nella qualità della produzione testuale.

Il nuovo processo ottimizzato

Il funzionamento dell’assistente risulta estremamente lineare:

• Inserisco il report originale di Midjourney direttamente in Claude.
• L’assistente, addestrato in modo specifico sul risultato che desidero ottenere sia come formato che come stile, procede automaticamente con la traduzione e la riformulazione.
• Ottengo un testo pronto per essere impaginato su Canva.

Il tempo complessivo richiesto con questa nuova procedura si è ridotto significativamente, oscillando tra i 15 e i 20 minuti totali.

I risultati ottenuti

L’implementazione di questo assistente ha comportato benefici quantificabili:

• Riduzione dell’85-90% del tempo necessario (da 2-3 ore a 15-20 minuti)
• Maggiore coerenza stilistica nei documenti prodotti
• Possibilità di concentrare le risorse sulla fase creativa di impaginazione

Il risultato finale è uno slideshow come questo, sia in formato PDF (per Linkedin) che jpg (per gli altri social):

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Perché un assistente personale per la trasformazione dei documenti

Gli assistenti personali AI per la riformulazione dei documenti offrono vantaggi che vanno oltre il semplice risparmio di tempo:
• Ottimizzazione delle risorse cognitive: permettono di dedicare l’attenzione agli aspetti strategici e creativi del lavoro, delegando le attività ripetitive.
• Coerenza qualitativa: un assistente configurato correttamente mantiene costante lo stile e il tono in tutto il documento, elemento difficile da garantire manualmente, soprattutto nei progetti di maggiore estensione.
• Personalizzazione avanzata: è possibile istruire l’assistente su specifiche esigenze di formattazione, tono e stile che rispecchiano l’identità professionale o aziendale.
• Riduzione del carico operativo: eliminano la necessità di riscritture complete di documenti complessi.
• Perfezionamento continuo: attraverso il feedback è possibile affinare progressivamente le istruzioni per risultati sempre più aderenti alle esigenze specifiche.

L’investimento iniziale di tempo richiesto per la configurazione viene ammortizzato rapidamente. Nel mio caso specifico, dopo appena tre o quattro utilizzi avevo già recuperato il tempo dedicato alla fase di setup.

Questo approccio può essere applicato a numerose tipologie di trasformazione documentale: rapporti tecnici in comunicati stampa, articoli di blog in newsletter, presentazioni in post per social media, o qualsiasi altra situazione in cui le informazioni rimangono invariate ma cambiano formato e destinatari.

Il valore della specializzazione nell’assistente

Un elemento fondamentale emerso dalla mia esperienza è l’importanza di creare assistenti specializzati per compiti specifici. Nel caso del report di Midjourney, lo sviluppo di un assistente dedicato esclusivamente a questa attività mi ha permesso di definire con precisione sia il formato del documento in ingresso che quello desiderato in uscita.

Questa specializzazione mirata non sarebbe stata possibile con un assistente generico per la trasformazione di documenti. Conoscendo esattamente la struttura del report originale (elenco puntato in inglese con terminologia specifica) e il formato finale desiderato (testo scorrevole in italiano con un certo stile), ho potuto fornire istruzioni estremamente dettagliate che hanno ottimizzato la qualità del risultato.
Consiglio quindi di sviluppare assistenti specifici per ciascun tipo di trasformazione documentale ricorrente, piuttosto che tentare di creare uno strumento universale meno efficace.

Per chi dedica regolarmente tempo a questo tipo di attività di riscrittura, un assistente personale AI rappresenta non solo uno strumento utile ma un vero e proprio elemento di ottimizzazione dei processi lavorativi.

Una conseguenza di questo lavoro con un intero semestre di report salvati, all’inizio di quest’anno ho scritto questo articolo sullo sviluppo di Midjourney, naturalmente usando un altro assistente personale. E quando AI4Business mi ha chiesto un articolo originale sullo stesso argomento ho potuto rispondere velocemente, ovviamente sempre usando un assistente personale.