Ho generato un file excel con Claude

Anthropic all’inizio di settembre ha rilasciato la possibilità di creare file Office complessi direttamente dall’interfaccia di Claude, inizialmente disponibile solo per account Team e Enterprise. La struttura che c’è dietro a questa feature è complessa, viene creato un computer virtuale che ospita l’ambiente informatico privato con le varie funzionalità, ne avevo parlato in questo articolo. Di recente (29 settembre) ha rilasciato Claude Sonnet 4.5 e in contemporanea ha allargato anche agli utenti Pro l’uso di questo tool.

Non si tratta di file CSV basici o fogli di calcolo con dati semplici. Claude genera file Excel con formule, validazioni dei dati, formattazione condizionale, grafici e celle collegate. Produce presentazioni PowerPoint e documenti Word formattati. Il processo avviene attraverso una conversazione in linguaggio naturale.
Per chi usa questi strumenti nel lavoro quotidiano, questa combinazione crea possibilità nuove. Il processo è accessibile anche senza competenze di programmazione avanzate.

Quando ho letto la notizia del rilascio della nuova versione di Sonnet m’è venuta l’idea di provare a utilizzare la funzione di creazione di un file office usando Sonnet 4.5 come modello.
Come test ho cercato di costruire un file Excel per gestire un bilancio annuale con dodici fogli mensili per registrare entrate e uscite, più un foglio di riepilogo annuale.
La descrizione che ho dato a Claude:
1 Un file excel con 13 fogli, per una gestione annuale delle bilancio.
2 12 fogli servono per i mesi, uno per mese
3 Il 13 foglio è quello riassuntivo
4 Fogli mensili:
4.1 Devono avere come nome il mese a cui si riferiscono, in maiuscolo
4.2 Prima colonna: voce (la motivazione)
4.3 Seconda colonna: tipologia, da scegliere in un menu a tendina
4.4 Terza colonna: data (selezionabile? Possono essere possibili più righe per la stessa data)
4.5 Quarta colonna: uscite
4.6 Quinta colonna: entrate
4.7 Sesta colonna: vuoto
4.8 Settima colonna: una casella con totale spese (totale della terza colonna)
4.9 Ottava colonna: una casella con totale entrate (totale quarta colonna)
4.10 Nona colonna: una casella con totale mensile (totale entrate meno totale uscite)
4.11 I totali devono essere con due decimali
4.12 Il totale mensile deve essere rosso se negativo, nero se positivo
5 Foglio riassuntivo:
5.1 Nome: ANNUALE *
5.2 Prima colonna: mesi
5.3 Seconda colonna: totale uscite mensili
5.4 Terza colonna: totale entrate mensili
5.5 Quarta colonna: totale mensile (rosso se negativo, nero se positivo
5.6 Quinta colonna: vuoto
5.7 Sesta colonna: una casella con totale uscite dell’anno (totale della seconda colonna)
5.8 Settima colonna: una casella con totale entrate dell’anno (totale della terza colonna)
5.9 Ottava colonna: una casella con totale dell’anno, rosso se negativo, nero se positivo

Ho chiesto di controllare la coerenza della mia richiesta, Claude ha individuato correttamente i riferimenti sbagliati che avevo inserito e mi ha chiesto di definire le informazioni mancanti:

Verifica della struttura dati: La disposizione delle colonne nei fogli mensili presenta un aspetto che necessita chiarimento. Hai indicato “Settima colonna: totale spese (totale della terza colonna)” ma la terza colonna contiene le date, non gli importi delle spese. Presumo tu intenda il totale della quarta colonna (uscite) per il totale spese, e il totale della quinta colonna (entrate) per il totale entrate. Ti chiedo conferma di questa interpretazione.
Limitazioni tecniche del formato Excel: Il menu a tendina per la tipologia richiede che io definisca preventivamente le opzioni disponibili. Quali categorie vorresti includere? Esempi tipici potrebbero essere: Alimentari, Trasporti, Utilities, Stipendio, Freelance, Investimenti, etc.

Dopo le mie risposte ha generato il file excel, dodici fogli mensili identici con colonne per voce, tipologia, data, uscite ed entrate. Un foglio annuale che aggregava i totali mensili con formule corrette. Tutto funzionante, pronto per essere usato.

Arrivare ad un file funzionante è il punto di partenza della seconda fase, quella delle rifiniture dei dettagli. Ho iniziato a testarlo e a identificare cosa mancava o cosa poteva essere migliorato, iniziando una sequenza di miglioramenti più o meno impegnativi.
Questa parte può sembrare banale, in realtà è stata la più complessa, in particolare la generazione del grafico finale ha richiesto una decina di interazioni circa.
Il file che si ottiene è xlsx standard, rimane completamente indipendente e funziona su qualsiasi installazione di Excel senza dipendenze o macro.
Questo approccio funziona bene, ma ha dei limiti.
Il processo nasce per essere iterativo, il risultato va provato per identificare problemi o miglioramenti.
Claude è efficace per costruire la struttura base e implementare logiche complesse, ma per aggiustamenti minori, sapendo cosa andare a toccare, l’intervento diretto può essere ancora il più veloce.

Istruzioni per usare il file

Il primo foglio che si trova è INFO, inserito nella seconda parte dello sviluppo. Funziona da copertina ma contiene anche l’informazione sull’anno a cui si riferisce il bilancio. L’anno di riferimento è definito in un box editabile, per cambiarlo basta cliccarlo per aggiornare l’anno. Questo valore controlla automaticamente tutte le validazioni delle date nei fogli mensili.
I dodici fogli mensili sono identici nella struttura. Ogni movimento richiede quattro informazioni:
• la voce (descrizione libera)
• la tipologia (selezionabile da menu a tendina:
◦ entrata lavoro
◦ entrata altro
◦ uscita lavoro
◦ uscita altro
• la data
• l’importo nella colonna corretta.

Per inserire una data occorre inserire il giorno ed il mese, separati da “/”. Il sistema controlla automaticamente due cose:

• Primo controllo, il mese inserito deve corrispondere al mese del foglio in cui si sta lavorando. Se si sta usando il foglio di in marzo e si inserisce una data di aprile, la cella diventa rossa e appare un messaggio di errore.

• Secondo controllo, nel caso l’utente arrivi ad inserire anche l’anno, questo deve corrispondere a quello indicato nel foglio INFO.
Quando si seleziona una tipologia dal menu a tendina occorre fare attenzione a compilare la colonna corretta. Se la tipologia è “entrata lavoro” o “entrata altro” l’importo deve essere inserito nella colonna Entrate. Se per errore si compila la colonna Uscite, quella cella si colorerà di rosso. Lo stesso vale al contrario: scegliendo “uscita lavoro” o “uscita altro”, l’importo deve andare nella colonna Uscite.

I totali si calcolano automaticamente. Nella colonna G di ogni foglio mensile c’è il totale delle uscite, nella colonna H il totale delle entrate. Questi valori vengono riportati automaticamente nel foglio ANNUALE, qui si può trovare una tabella con i vari tipi di totali mensili ed un grafico che visualizza l’andamento di tutte le voci nel corso dell’anno.

Ma quale è la vera novità di questo metodo? È che ora si può descrivere quello che serve in linguaggio naturale, ottenere un file funzionante, testarlo, e chiedere modifiche specifiche. Il ciclo di feedback è rapido. Individuato il problema, si ottiene la correzione che può essere subito verificata. Non serve dover imparare sintassi complesse o aprire documentazione tecnica.
Questo non elimina il valore di saper usare bene Excel. Chi è esperto sarà più veloce per certe operazioni. Si potrebbe anche dire che chi conosce Excel è più favorito, perché sa meglio cosa chiedere potendolo descrivere nel modo più corretto. Può demandare all’AI la parte “noiosa” e gestire direttamente il resto, Ma serve anche a chi Excel non lo conosce o lo conosce poco perché permette la generazione di file strutturati senza avere competenze avanzate.
È un esempio concreto di come le AI generative stiano cambiando il rapporto con gli strumenti di produttività. Non sostituiscono Excel, lo rendono più accessibile. Non eliminano il bisogno di competenze, cambiano quali competenze servono.

Note finali

Il file generato nel test è liberamente scaricabile, basta cliccare su questo link.
Può essere usato già così come è, può essere modificato per adattarlo ad esigenze specifiche, si può modificare intervenendo manualmente oppure si può usare Claude, potrebbe essere un ottimo modo per iniziare ad usare questa nuova funzionalità.